Conflicterende belangen
Consense Arbo vindt het belangrijk om als gecertificeerde arbodienst onafhankelijk te opereren in het speelveld van belangen (hierbij valt te denken aan verzekeraars, werkgevers, werknemers, juristen, etc.). Door middel van juridische, operationele en fysieke maatregelen worden interne en externe belangenverstrengelingen voorkomen. Daarnaast hanteert Consense Arbo een protocol conflicterende belangen voor de situaties waarin voornoemde maatregelen geen oplossing bieden.
Doordat Consense Arbo omwille van efficiency bepaalde (voornamelijk administratieve) activiteiten uitbesteedt aan Boval B.V., die diezelfde activiteiten voor andere gelieerde organisaties uitvoert, kan het voorkomen dat er een situatie van conflicterende belangen ontstaat. Daarnaast kan het voorkomen dat Consense Arbo door externe partijen onder druk wordt gezet, waarmee haar onafhankelijkheid in het gedrang komt. Hierbij valt te denken aan situaties waarin het werknemersbelang, het werkgeversbelang en/of het belang van de verzekeraar tegenover elkaar komen te staan. Om in situaties van conflicterende belangen de zorgvuldige uitoefening van haar taken als onafhankelijk arbodienstverlener veilig te stellen heeft Consense Arbo in samenspraak met Boval B.V. het volgende beleid geformuleerd:
- Het bestuur van Consense Arbo en de operationeel eindverantwoordelijke van Consense Arbo zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de onafhankelijkheid van Consense Arbo;
- Deze in de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing van Boval Groep (AO/IB) beschreven procedures voorzien in duidelijke processtappen en controlemomenten, tevens is binnen de gehele organisatie een duidelijke functiescheiding aanwezig;
- Indien de processen, beschreven in de AO/IB, onvoldoende duidelijkheid geven over hoe in bepaalde situaties gehandeld dient te worden, beslist de operationeel eindverantwoordelijke van Consense Arbo in overleg met de afdeling Governance van Boval B.V.;
- Van de processen in de AO/IB kan worden afgeweken indien de operationeel eindverantwoordelijke van Consense Arbo hier schriftelijk toestemming voor heeft gegeven. Indien de afwijking buiten de bevoegdheden van de aan de operationeel eindverantwoordelijke van Consense Arbo valt, mag worden afgeweken na schriftelijke toestemming van zowel de de operationeel eindverantwoordelijke van Consense Arbo en de het bestuur van Consense Arbo;
- Wanneer het voorkomt dat er een mogelijk conflict ontstaat uit de situatie van conflicterende belangen, dan wordt het desbetreffende dossier geheel of gedeeltelijk voorgelegd aan de certificerende instantie.